〜ファイリング・システムについて
　　　　　　　　導入や強化をご検討の皆様へ〜

ファイリング・システムとは「文書整理制度」のことですが、
本来、情報の共有化や組織的な有効活用を目的としています。
しかし、オフィスの中で抱える問題はそれぞれの組織によってさまざまです。

特に2020年初頭から始まった新型コロナウィルス感染症の蔓延では、新しい
働き方のスタイル（テレワーク、時短勤務、“３密”回避など）が要請され
現在はやっとその終息段階に入りました。
コロナの前後で人々の働き方や意識は大きく変化してきましたが
共通しているのはオフィス内の文書・情報（紙・電子データなど）
場合によっては、サンプルなどの「モノ」の整理整頓に
メスを入れれば、たいがいのオフィス内の「問題点が解決」する、
または「解決の糸口」が見つかる･･･ということです。

私どもでは、それぞれの組織の目的に沿った文書整理の指導を
実施しております。また、規模や予算、個別の事情などを考慮した見積
（講演なども含む）を原則無料で作成しております。
（注）現地での現場確認などが必要な場合など、現地までの交通費
などを頂く場合があります。見積作成が必要な場合は、お気軽に
「お問い合わせ」よりご連絡ください。

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企業や組織がファイリングを導入したり、強化するきっかけは（最近の事例）
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　・コロナ禍で人員整理を行い、本社業務のほとんどをアウトソーシングした。
　　今回東京にある本社をバーチャルオフィスにして、本社機能のスリム化を
　　行い、同時に事業承継も念頭に入れつつオフィスの引っ越しと紙や電子デ
　　ータの整理を行いたい（運送業・都内）
　・新築の食品加工工場を作ったが、まだファイリングには未着手。事務室の
　　文書やカタログ、資材等も含めて整理整頓したい（食品加工工場）
　・かつてファイリングを導入したことがあるが、その時は維持管理が不十分で
　　システムが形骸化してしまった。それを反省点に今度オフィスの新築移転を
　　ひかえ、「ルールの徹底」「スムースな移転」そして「持続するシステム
　　作り」をテーマにファイリングの再構築を行いたい（スーパー）
　・消毒・除菌関係の業界。今回のコロナ感染に関わる忙しい業務が一段落。
　　オフィスのレイアウト変更を契機に、文書とサンプル類の統一的な管理
　　と整理を進め、検索スピードアップ及び会社の資産の効率的な集約と
　　活用を行いたい（消毒・除菌剤メーカー）
　・メーカーなので５S導入の歴史は古いが、文書の整理だけはやはりプロの
　　しかも、指導経験豊富なコンサルタントに依頼したかった。本社の次は
　　各支店への展開、そして電子データの整理へと予定している（メーカー）
　・オフィスの移転をきっかけに不要文書の廃棄や５S運動を自社で展開するも、
　　うまく徹底しなかった。やはりプロに任せて適正で、永続的なシクミを構築
　　したい（保険業）
　・オフィススペースの有効活用でフリーアドレスを検討中。働き方改革への対処や
　　ペーパーレスを検討するうえでもファイリングの導入が不可欠（商事会社）
・古民家を再生したオフィスに移転して、地域活性の起爆としたい。文書・情報
　　の整理は不可欠（不動産業）
　・新規事業を立ち上げたので、文書と共に保有する機材類の管理なども並行して実施
　　したい（サービス提供）
　・増え続ける技術系等の文書に対する対策が遅れているので、いろんな面でムダや
　　不効率が目立ち始めた。何とかしたい（機械メーカー）
・マンション管理組合の適正な文書管理システム基盤を構築したい（マンション管理組合）
　・オフィス移転を踏まえ、今まで後回しであった文書管理を整備したい（食品卸）
　・今まで後回しにしてきた文書や情報の管理、オフィス環境を見直して、経営基盤を
　　強固に、また社員にとっての職場環境を良くしたい（ハウスクリーニング業）
　・業務フローにマッチした適切な文書管理をおこないたい（貿易・輸入）
　・弁護士にとってファイリングスキルと情報共有は不可欠（法律事務所）
　・経営判断を迅速に行うために文書情報管理の強化と適正な管理（不動産）
　・情報の共有化と執務環境の改善を進めたい（金属）
　・保険業法改正に対応するために文書整理の精度を高めたい（保険業）
　・サーバー内の電子データの整理を進めたい（化粧品）
　・社屋移転を契機に、グループ会社のファイリング導入をしたい（部品メーカー）
　・効率的な文書整理システムの構築とオフィスづくりをしたい（社労士事務所）
　・マイナンバー制度に対応できるように、個人情報の整理を強化したい（運送業）
　・古くから溜まった書類をスリム化して、効率良い文書管理のシクミを作りたい（不動産）
　・狭いオフィスを少しでも広く快適に。統一した文書管理システムを構築したい（化粧品）
　・オフィス移転をひかえ、文書のスリム化と収納家具の選定やレイアウトを効率的に
　　進めたい（飲食業）
　・社労士事務所で３つの事務所が合併。統一的な文書管理にしていきたい(社労士事務所）
　・創業２年目の企業。今のうちに文書・情報の整理基盤を整えたい
　・技術系のメーカー。個人持ちになりがちな技術ノウハウ・資料などを共有化
　　してデータベースを構築したい
　・引っ越しやリニューアルなどで、文書量を削減したい
　・紙文書と電子（化）文書の管理ルールを明確にしたい
　・個人情報や機密情報の管理を厳密に行っていきたい
　・震災など災害時の危機管理として文書・情報管理に着手したい
　・文書や情報の共有化を行い、迅速に必要なものがでてくるようにしたい
　・「５S」運動、「仕事の見える化」といった活動の中で文書整理を行いたい
　・執務環境をよくしたい（特に個人の机まわりなど）
　・オフィスでフリーアドレスを進めていきたい
　・業務の引き継ぎをスムーズに行いたい　　など等

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